Come fare una fattura al cliente: guida pratica
Come fare una fattura: elementi obbligatori, numerazione, IVA e ritenuta, invio allo SDI e conservazione. Cosa serve per emetterla senza errori.
- Difficoltà:
- Medio
- Tempo di lettura:
- 3 min
- Pubblicato:
- 22 gennaio 2017
La fattura è il documento con cui certifichi una prestazione o una cessione e ne chiedi il pagamento. In Italia la fattura elettronica è la regola per la generalità dei soggetti e passa attraverso il Sistema di Interscambio: non è più un file che invii per email al cliente. Qui trovi gli elementi che deve contenere, come funziona la numerazione, cosa cambia in base al regime fiscale e come si conserva. Il commercialista resta il riferimento per la tua situazione specifica: questa è la mappa dei passaggi.
Cosa ti serve
- I tuoi dati fiscali completi: partita IVA, codice fiscale, indirizzo
- I dati del cliente, compreso codice destinatario o PEC
- La descrizione della prestazione e l'importo concordato
- Il registro delle fatture già emesse
Procedura
- 1
Raccogli i dati del cliente
Ti servono ragione sociale o nome e cognome, indirizzo, partita IVA o codice fiscale e, per la fattura elettronica, il codice destinatario oppure l'indirizzo PEC a cui recapitare il documento. Chiedili prima di emettere: un codice destinatario sbagliato fa scartare la fattura dal Sistema di Interscambio e ti costringe a rifare tutto entro i termini previsti.
- 2
Compila gli elementi obbligatori
La fattura deve contenere data di emissione, numero progressivo, dati completi di chi emette e di chi riceve, descrizione chiara di beni o servizi, quantità, corrispettivi, aliquota IVA applicata e imposta, oltre a eventuali riferimenti normativi in caso di non imponibilità o esenzione. Una descrizione generica come prestazione professionale è tra le contestazioni più frequenti in sede di controllo.
- 3
Applica IVA, ritenuta e contributi secondo il tuo regime
Il trattamento cambia in base al regime fiscale: chi applica l'IVA ordinaria la espone in fattura, chi opera in regimi agevolati indica il riferimento normativo dell'esclusione. Vanno poi considerati l'eventuale ritenuta d'acconto quando il cliente è sostituto d'imposta e il contributo previdenziale della tua cassa o gestione. Questa parte va impostata una volta con il commercialista.
- 4
Numera in modo progressivo e coerente
Le fatture devono seguire una numerazione progressiva che non lasci buchi e permetta di identificare il documento in modo univoco nell'anno. Puoi usare la sola numerazione crescente oppure aggiungere l'anno o una sigla di sezionale. La regola pratica è sceglierne una a inizio anno e non cambiarla in corsa: i salti e i doppioni sono difficili da sistemare dopo.
- 5
Trasmetti allo SDI e conserva a norma
Genera il file nel formato previsto e trasmettilo tramite il software o il portale dell'Agenzia delle Entrate. Il Sistema di Interscambio verifica il documento e restituisce una ricevuta di consegna o uno scarto, che va gestito entro i termini. Le fatture vanno poi conservate elettronicamente a norma per il periodo previsto: la copia PDF sul computer non è conservazione.
Consigli dell'esperto
- Descrivi la prestazione in modo specifico, indicando periodo e oggetto: aiuta te in caso di controllo e il cliente in caso di contestazione.
- Controlla sempre l'esito dello SDI dopo l'invio: una fattura scartata e non ricorretta è come non emessa.
- Concorda per iscritto termini di pagamento ed eventuali interessi di mora prima di iniziare il lavoro.
- Tieni un registro parallelo di quanto fatturato e quanto incassato: sono due cose diverse e la differenza è il tuo rischio.
Errori da evitare
- Usare descrizioni generiche che non permettono di capire cosa è stato fatto.
- Interrompere o duplicare la numerazione progressiva durante l'anno.
- Considerare la fattura consegnata senza aver verificato la ricevuta del Sistema di Interscambio.
In sintesi
Una fattura corretta ha dati completi, descrizione specifica, numerazione ordinata, trattamento fiscale coerente con il tuo regime e conservazione a norma. Imposta la prima insieme al commercialista e le successive diventano meccaniche. Se stai avviando ora un'attività in proprio, leggi anche la nostra guida su come fare soldi online. Questa guida ha finalità informative e non sostituisce la consulenza di un commercialista, a cui vanno sottoposti il regime fiscale applicabile e gli adempimenti della tua situazione specifica. Consulta il Disclaimer.
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